01. Propósito
El propósito de esta política es prevenir que nuestros servicios, plataformas de negociación, canales comerciales y productos sean utilizados para facilitar el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo o cualquier otra actividad ilícita, así como garantizar el cumplimiento normativo integral en todas nuestras operaciones comerciales a nivel nacional e internacional.
02. Alcance
Esta política se aplica a todos los empleados, directivos, contratistas, agentes, distribuidores, socios comerciales y cualquier persona o entidad que actúe en nombre de HSO (en adelante, “Personal y Colaboradores”). Asimismo, se extiende a todas las relaciones comerciales con clientes, proveedores y aliados tecnológicos que intervengan en transacciones financieras con la Compañía.
03. Definiciones
- Blanqueo de capitales: el proceso mediante el cual se oculta o disimula la naturaleza, origen, ubicación, disposición o propiedad de bienes o fondos procedentes de actividades delictivas, con el fin de aparentar un origen legítimo.
- Financiación del terrorismo: la provisión, recolección o puesta a disposición de fondos o recursos económicos, directa o indirectamente, con la intención de que sean utilizados para cometer actos terroristas o apoyar a organizaciones terroristas.
- Señal de alerta (“Red Flag”): cualquier hecho, transacción o conducta que se aparta de los patrones habituales del cliente o que, por su naturaleza, cuantía, frecuencia, localización geográfica o circunstancias concurrentes, resulte sospechosa de estar vinculada al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo.
04. Oficial de Cumplimiento AML
HSO cuenta con un Oficial de Cumplimiento AML con autoridad, independencia y recursos razonables para supervisar la implementación y el cumplimiento efectivo de esta política. Las comunicaciones confidenciales de cumplimiento deberán dirigirse a compliance@hsotrading.com. Sus responsabilidades incluyen:
- Desarrollar, actualizar y hacer cumplir la política y los procedimientos AML.
- Diseñar e impartir programas periódicos de formación AML a todo el Personal y Colaboradores.
- Supervisar las transacciones y relaciones comerciales, incluyendo aquellas originadas en la plataforma de negociación, en busca de actividades inusuales o sospechosas.
- Recibir, evaluar, escalar internamente y, cuando sea legalmente exigible o apropiado, comunicar o denunciar actividades sospechosas ante autoridades competentes, sin afirmar un estatus regulatorio o una obligación SAR que no resulte aplicable.
- Realizar auditorías internas regulares del programa AML.
- Conservar la documentación y registros exigidos por la normativa durante los plazos legales establecidos.
05. Debida Diligencia del Cliente (CDD)
Antes de establecer cualquier relación comercial que implique transacciones financieras, HSO recabará y verificará la identidad de todos los clientes, socios y proveedores. Se recopilará, como mínimo: nombre completo o razón social, dirección física, fecha de constitución o nacimiento, número de identificación fiscal (EIN o SSN) y, cuando proceda, la estructura de titularidad real hasta el beneficiario final. Cada cliente será clasificado en un nivel de riesgo (bajo, medio o alto) en función de factores como el país de domicilio, el sector de actividad, el patrón transaccional esperado y los canales de pago utilizados. Para clientes de riesgo alto se aplicará una Diligencia Debida Reforzada (EDD), que incluye la obtención de documentación adicional, la identificación del beneficiario final, la fuente de los fondos y la aprobación de la alta dirección.
06. Monitoreo Continuo y Escalamiento de Actividades Sospechosas
Se monitorizarán de forma continua las transacciones y la actividad de las cuentas para detectar desviaciones del perfil de riesgo asignado. Todo el Personal y Colaboradores está obligado a reportar de inmediato al Oficial de Cumplimiento AML cualquier operación o conducta sospechosa de la que tenga conocimiento. Si tras la evaluación se determina que existen indicios razonables de actividad ilícita, HSO podrá rechazar, suspender o terminar la operación, conservar registros, bloquear o retener fondos cuando sea legalmente permitido, y comunicar o denunciar a autoridades competentes cuando sea requerido por ley o apropiado conforme al programa interno. Está estrictamente prohibido informar al cliente o a terceros sobre investigaciones, escalados internos o reportes regulatorios (“No Tipping Off”).
07. Conservación de Registros
Toda la documentación relativa a la identificación de clientes, evaluaciones de riesgo, informes de sospecha y registros de transacciones se conservará durante un mínimo de cinco (5) años desde la finalización de la relación comercial, o por el plazo superior que exija la normativa aplicable. Los registros se mantendrán en formato seguro y estarán accesibles para la revisión de las autoridades reguladoras.
08. Formación y Concienciación
HSO impartirá formación AML a todo el Personal y Colaboradores en el momento de su incorporación y, posteriormente, con carácter anual. La formación cubrirá las obligaciones legales, la identificación de señales de alerta y los procedimientos internos de reporte. Se realizarán campañas periódicas de sensibilización y se difundirán las actualizaciones normativas relevantes.
09. Sanciones y Listas de Vigilancia
HSO aplica un enfoque “sanctions-first” y no establecerá relaciones comerciales ni realizará transacciones con personas o entidades incluidas en listas de sanciones de OFAC/SDN, Naciones Unidas, Unión Europea, Reino Unido u otros organismos competentes, ni con personas propiedad o bajo control de sujetos bloqueados. Antes y durante cualquier relación comercial, los clientes, proveedores, beneficiarios finales, bancos, buques, transportistas, contrapartes, usuarios finales, destinos, rutas y documentación podrán ser objeto de screening contra listas de sanciones, PEP y medios adversos. HSO podrá rechazar operaciones relacionadas con PDVSA, Cuba, Venezuela, destinos embargados, reexportaciones, transbordos o estructuras que presenten riesgo de elusión de OFAC, BIS/EAR u otros controles aplicables. Esta sección se coordina expresamente con la cláusula 10 de los T&C de Venta.
10. Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de esta política por parte de cualquier empleado, colaborador o socio podrá dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación de la relación laboral o contractual, y a la notificación a las autoridades competentes cuando la conducta pudiera ser constitutiva de infracción penal o administrativa. Las violaciones de la normativa AML pueden acarrear graves sanciones penales y económicas, tanto para la empresa como para los individuos implicados.
11. Revisión y Actualización de la Política
Esta política será revisada, como mínimo, con periodicidad anual, o de manera inmediata cuando se produzcan cambios normativos significativos. Las actualizaciones se comunicarán a todo el Personal y Colaboradores a la mayor brevedad posible.
12. Contacto
Para cualquier duda, comunicación o reporte relacionado con esta Política AML, rogamos dirigirse al Oficial de Cumplimiento AML a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico confidencial de cumplimiento/AML: legal@huronsmithoil.com
- Teléfono: +1 (866) 954-5938
- Dirección postal: 204 Hays St, Batesville, Mississippi, 38606, USA